Zo vraag je een klant een achterstallige betaling te voldoen

Als ondernemer weet je hoe belangrijk een gestroomlijnd facturatieproces is. Een andere belangrijke manier omde cashflow te verbeteren is hoe je omgaat met klanten die een enkele keer te laat betalen. Want er zullen altijd klanten zijn die zo nu en dan een rekening te laat betalen.

Een klant die te laat betaalt kan voor een ondernemer een hoop frustratie opleveren: er kan niet beschikt worden over geld dat nodig is om eigen rekeningen te betalen, en al het werk dat je moet doen om een klant te laten betalen kan veel tijd kosten.

Aan de ene kant wil je de vertraging niet verder laten oplopen, maar aan de andere kant wil je ook niet onbeleefd overkomen. Wij hebben hiervoor een oplossing. Er bestaat een tussenvorm tussen deze twee uitersten, een manier om de klant een beleefde herinneringsmail te sturen die tegelijkertijd duidelijk genoeg is om het gewenste resultaat op te leveren: de betaling waar je hard voor hebt gewerkt.

Preventie is de sleutel

Als je overweegt een klant een betalingsherinnering te sturen, is een van de eerste vragen: wat is daarvoor het beste moment?
Het juiste antwoord is: onmiddellijk. Maar het is nog beter om zowel voor als na de vervaldatum enkele korte herinneringsmails te sturen. Een standaardstrategie voor een factuur met een betalingstermijn tussen de 15 en 30 dagen zou er zo uit kunnen zien:

• betalingsherinnering #1 – een week voor de vervaldatum
• betalingsherinnering #2 – op de dag van de vervaldatum
• betalingsherinnering #3 – een week na de vervaldatum
• betalingsherinnering #4 – twee weken na de vervaldatum
• betalingsherinnering #5 – een maand na de vervaldatum

Als jede klant regelmatig een e-mail stuurt, kom je nog steeds beleefd en geduldig over, maar  maak je tegelijkertijd ook duidelijk dat je professioneel omgaat met facturen en betalingskwesties. 

Welk kanaal moet je kiezen?

De meeste bedrijven gebruiken een combinatie van e-mail, sms en persoonlijke interactie. Welke strategie voor jouw bedrijf het meest geschikt is, is afhankelijk van de branche waarin je actief bent.
Als een e-mail of een sms niet tot het gewenste resultaat leidt, kan het nodig zijn om er een telefoontje aan te wagen. Daarbij kan het een goed idee zijn om tijdens het gesprek een bepaald script te volgen. Zo zorg je ervoor dat de boodschap duidelijk overkomt en dat de belangrijkste doelen die je wilt bereiken in het gesprek aan de orde komen.

Een telefoongesprek biedt de mogelijkheid om een persoonlijke band met de klanten op te bouwen. Je kunt bijvoorbeeld om feedback vragen over de producten of diensten die je levert. Door klanten te vragen hoe je deze in de toekomst kunt verbeteren, kun je de relatie versterken en uiteindelijk ook jouw bedrijfsmodel verbeteren.

Maak duidelijk wat de consequenties zijn

Als je in gesprek bent met een klant die een rekening niet heeft betaald, is het belangrijk dat je duidelijk bent over wat de consequenties zijn als hij of zij definanciële verplichtingen niet nakomt. Als de betaling nog langer uitblijft, kan het bijvoorbeeld nodig zijn dat je de klant rapporteert bij een kredietinformatiebureau of dat je hem vertragingskosten in rekening brengt. Dat kan van invloed zijn op zijn kredietwaardigheid en algemene financiële situatie.

Automatisering van facturatie en follow-up

Als je te maken krijgt met klanten die te laat betalen, is een goede follow-up van deze klanten van groot belang om de cashflow te verbeteren. Dit kan een vervelende en tijdrovende klus zijn, waar je als drukke ondernemer niet op zit te wachten. Daarom kan een oplossing met een geautomatiseerde facturatie en follow-up van grote waarde zijn voor jouw bedrijf.

Er zijn boekhoudprogramma’s die niet alleen de mogelijkheid bieden om automatisch rekeningen te versturen, maar ook om op bepaalde momenten een herinneringsmail te sturen als een rekening niet op tijd wordt betaald. De keuze voor een dergelijke oplossing bespaart een hoop tijd. Bovendien kun jijje dan concentreren op andere belangrijke kwesties die jouw aandacht vragen. 

Een extra betaalmethode aanbieden

Het kan ook een goed idee zijn om klanten een alternatieve manier van betalen aan te bieden, bijv. via PayPal of een ander online betalingssysteem. Dat kan voor hen de drempel een stuk lager maken om actie te ondernemen als ze een betalingsherinnering hebben ontvangen.

Een overbruggingslening

Als jouw bedrijf een overbruggingslening nodig heeft vanwege een tekort aan middelen, staan wij klaar om u te helpen. CapitalBox biedt snelle leningen aan bedrijven die tijdelijk behoefte hebben aan wat extra werkkapitaal.

Lees meer over zakelijke leningen